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Les chèques sont un mode de paiement qui est enregistré par les comptables dans votre grand livre de créances. Bien que vous puissiez enregistrer le paiement immédiatement après sa réception, il y aura un décalage entre le moment où vous enregistrez le paiement et le moment où le chèque est compensé par la banque et crédité sur votre compte. Les chèques apparaissent également sur votre grand livre de créditeurs lorsque vous payez vos propres factures, avec des effets similaires sur votre solde actuel.

Paiements

Alors que les virements électroniques et les processus de paiement sur Internet sont devenus plus courants, de nombreuses entreprises continuent de se fier aux chèques papier pour effectuer leurs paiements. Les consommateurs comptent toujours sur le service postal des États-Unis pour remettre des chèques mensuels aux créanciers. Les comptables enregistrent les montants dans les grands livres appropriés et conservent souvent les chèques papier comme preuve de paiement. Les chèques sont enregistrés sur vos relevés bancaires, que vous utilisez pour rapprocher vos comptes chèques chaque mois.

Autorisation

Les chèques en souffrance, à la fois à payer et à recevoir, créent souvent des écarts dans les comptes de caisse de votre entreprise. Les chèques que vous déposez le dernier jour du mois, par exemple, n'apparaissent sur les relevés bancaires de votre entreprise que dans les premiers jours du mois suivant, laissant votre comptable avec un grand livre déséquilibré. Les comptables réconcilient cette différence avec une entrée qui répertorie les chèques en souffrance comme une diminution du solde par banque. Les contrôles mensuels finissent par créer un grand livre équilibré, c'est pourquoi les entreprises ne clôturent leurs livres de fin d'année qu'après le premier de la nouvelle année. En tant que propriétaire unique, vous pouvez choisir de déclarer un paiement de fin d'année dans vos relevés fiscaux de l'année suivante lorsqu'il est clair si le chèque a été reçu à titre d'acompte de travaux futurs, ou vous pouvez inclure le paiement dans le revenu de l'année.

les erreurs

Les comptables aiment traiter les chèques papier, car ils fournissent une preuve tangible lorsque des erreurs apparaissent sur les relevés bancaires qui ne correspondent pas aux livres de votre comptable. De nombreuses entreprises font des copies des chèques avant leur dépôt pour vérifier l’erreur de la banque ou pour trouver les écritures incorrectes de la société dans le grand livre. Des erreurs peuvent conduire à des cauchemars comptables lorsque des frais de fonds insuffisants entrent en jeu ou des frais de retour de chèque affligent vos comptes. En prouvant que l'erreur était la faute de la banque, votre comptable peut retirer des frais injustifiés de votre relevé. Les erreurs commises par vos propres erreurs de saisie vous coûteront généralement de l'argent en frais et en frais de découvert.

Fonds insuffisants

Un aspect de l'utilisation des chèques pour les paiements est que vous pourriez recevoir un chèque d'un client, déposer cet argent de bonne foi et découvrir peu de temps après que votre client ne disposait pas de fonds suffisants sur son compte pour couvrir le paiement. Appelé chèque NSF, le non-paiement crée le chaos dans vos livres. Vous devrez probablement payer des frais bancaires pour le dépôt d'un chèque impayé, et vous devrez à votre tour répercuter ces frais sur votre client lorsque vous essayez de collecter. Contrairement aux paiements électroniques ou aux cartes de crédit, les chèques sont faciles à passer lorsque vos clients ont besoin de plus de temps pour payer ou n'ont pas l'intention de payer. Votre comptable doit travailler avec vous pour élaborer des politiques visant à empêcher la rédaction de chèques frauduleux, mais si votre entreprise dépend fortement des paiements par chèque des clients, vous rencontrerez inévitablement un chèque sans provision.