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Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez conserver vos registres d'inventaire sur papier, dans des feuilles de calcul électroniques ou dans un logiciel de gestion des stocks. Bien que les supports diffèrent, la nécessité de saisir des ajustements est universelle. Les ajustements peuvent mettre à jour le nombre d'articles et la valeur de votre inventaire. Si vous utilisez un système d'inventaire périodique, vous devez également mettre à jour l'inventaire pour les achats que vous avez effectués au cours de l'année.

Système d'inventaire perpétuel

Dans un système perpétuel, vous mettez constamment à jour votre base de données d'inventaire pour les réceptions d'articles, les mouvements et les ventes. Le système maintient les décomptes d'inventaire en temps réel, normalement avec l'aide de gadgets pour suivre les articles d'inventaire tels que les caisses enregistreuses de point de vente, les codes à barres et les étiquettes d'identification par radiofréquence. Même les meilleurs systèmes ne sont pas parfaits, c'est pourquoi les entreprises font normalement un inventaire physique à la fin de l'année.

Si vous découvrez des écarts entre ce que l'ordinateur et vos yeux vous disent, entrez une entrée d'ajustement dans «inventaire en sur et à découvert», ou IOS, un compte de compte de résultat, rapporte Outils de comptabilité. Si vous êtes à court d'inventaire, débitez IOS et créditez l'inventaire de la valeur de la pénurie. Si vous trouvez plus d'articles en stock que prévu, débitez l'inventaire et créditez IOS.

Système d'inventaire périodique

Si vous exécutez un système d'inventaire périodique, vous mettez à jour vos articles en stock lorsque vous effectuez un décompte physique. Vous n'utilisez pas le compte IOS dans un système d'inventaire périodique, car vous ne connaissez pas vos décomptes tant que vous ne les faites pas. Cependant, contrairement au système perpétuel, qui met à jour le coût des marchandises vendues et les comptes de stock lorsque vous achetez de nouveaux articles, vous enregistrez les achats périodiques du système dans le compte des achats de stock.

En fin de période, saisissez un ajustement sur quatre lignes :

• Créditer le compte d'inventaire de la valeur de l'inventaire de départ
• Créditer le solde du compte d'achats d'inventaire
• Débit de l'inventaire pour sa valeur finale
• Branchez la différence entre les débits et les crédits avec un débit au COGS.

Exemple d'ajustement des stocks en difficulté

L'inventaire peut devenir affligé en raison de dommages, de détérioration, d'obsolescence ou de toute autre cause entraînant une perte de valeur. Les principes comptables généralement reconnus aux États-Unis exigent que vous évaluiez les pertes de stocks selon la méthode du « moins du coût ou du marché », rapporte le Corporate Finance Institute.

Sous LCM, vous démarquez l'inventaire lorsque son prix de marché tombe en dessous du coût d'acquisition. La nouvelle valeur de l'inventaire peut varier entre un plafond et un plancher. Le plafond correspond à la valeur nette de réalisation, c'est-à-dire le prix qu'il obtiendra sur le marché libre moins les coûts supplémentaires pour préparer et vendre la marchandise. Le plancher correspond à la valeur de réalisation nette moins votre marge bénéficiaire normale.

Si vous gérez votre entreprise selon la comptabilité de caisse, vous saisissez un ajustement direct en débitant le COGS et en créditant l'inventaire du montant de la perte. Cependant, si vous utilisez la comptabilité d'exercice, l'ajustement de l'écriture pour la diminution des stocks nécessite l'utilisation de comptes de réserve.

Comptes de réserve

Une réserve d'inventaire est un compte de contre-actif qui réduit la valeur nette de l'inventaire. Au début de la période, vous débitez le compte de réserve, normalement nommé «provision pour pertes LCM», et créditez le COGS ou un autre compte de dépenses, tel que «perte sur ajustement LCM», avec votre estimation des pertes que vous ll expérience dans la période à venir. De cette façon, vous reconnaissez vos pertes dès le départ. Cela répond au principe d'appariement GAAP, qui stipule que vous devez comptabiliser les dépenses dans la période encourue.

Par exemple, supposons que vous opérez par périodes mensuelles et que vous découvrez dans la période deux un inventaire qui s'est manifestement gâté pendant la première période. En reconnaissant les pertes attendues au cours de la première période, vous attribuez le coût de la détérioration au cours de la période appropriée. La transaction que vous saisissez au cours de la deuxième période est un débit au compte de provision pour pertes LCM et un crédit au compte d'inventaire pour la perte liée à l'altération. Cela ne fait que déplacer les choses dans le bilan - ce n'est pas une dépense.