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Lorsque les chefs d'équipe évaluent la portée et la faisabilité du projet, une considération primordiale est la force de chaque membre de l'équipe. À partir de ces forces, les dirigeants attribuent des rôles et des responsabilités. Marina Grashina, auteur de « The Project Management Question and Answer Book », répertorie les rôles de critique, générateur d'idées, enregistreur et agent de liaison. L'attribution de telles responsabilités améliore le projet de plusieurs manières.

Efficacité

L'attribution de responsabilités aux membres de l'équipe de projet augmente l'efficacité. Avoir une compréhension claire des rôles du projet permet au leader d'élaborer un calendrier. Un tel tableau répertorie qui est en charge de quelle tâche et quand la partie spécifique du projet devrait être achevée. Si les responsabilités ne sont pas attribuées, le résultat des tâches du projet devient flou, vague et souvent incomplet. L'attribution de rôles permet également aux membres d'avoir une meilleure idée des membres qui travaillent sur des tâches étroitement liées. Les membres peuvent consulter la liste des tâches, voir quel membre termine la tâche et émettre des commentaires et des questions de suivi si nécessaire. Essentiellement, la délégation de tâches permet la création d'un plan de projet.

Productivité

La productivité est améliorée lorsque les responsabilités assignées correspondent étroitement aux points forts du membre de l'équipe. Par exemple, les tâches de tenue de registres peuvent correspondre le mieux avec le membre de l'équipe affecté à toutes les tâches liées à la comptabilité. Une productivité accrue ne survient que lorsque tous les membres sont d'accord avec les responsabilités qui leur sont assignées. Ils doivent également savoir comment réaliser les tâches assignées. Dans ces conditions, un article de la Penn State University conseille aux dirigeants d'attribuer les tâches dans le cadre d'un processus collaboratif. Ils devraient faire la session de délégation de brainstorming en présence de tous les membres du groupe. Cela permet de réaffecter les tâches si nécessaire.

Moral

Le fait de confier des responsabilités aux membres de l'équipe donne à chacun un sentiment d'appartenance ; ils s'investissent dans le résultat du projet, augmentant ainsi leurs efforts pour créer un produit de qualité. Sans assigner de rôles, les membres deviennent désintéressés, détachés et éventuellement territoriaux sur certaines parties du projet. Les chefs d'équipe doivent également reconnaître la réussite des tâches pour remonter le moral. Ceci est réalisé en félicitant le travailleur devant les autres et en lui faisant l'épreuve de rayer son travail de la liste des tâches du projet. Les dirigeants doivent également s'assurer que le travail est uniformément réparti pour éviter le ressentiment et la création de stress pour certains travailleurs tout en générant de l'ennui pour d'autres.

Considérations

Les chefs d'équipe peuvent déléguer efficacement des tâches mais rencontrent toujours des problèmes. Des difficultés peuvent résulter de la médiation des conflits de personnalité, de la discipline des travailleurs apathiques et du travail avec un budget limité. Les gestionnaires de tâches peuvent réduire ces obstacles en organisant des réunions de routine, en effectuant des bilans de santé de chaque membre et en rendant compte aux supérieurs de l'avancement du projet. Kathleen Rhodes, auteur du livre "Business Communication", suggère également de garder les réunions légères, de partager le leadership et de décourager la concurrence.