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La facturation manuelle vous permet d'augmenter votre contrôle sur la saisie des données, de mieux protéger les informations privilégiées et d'éviter l'apprentissage de logiciels compliqués. Bien qu'il existe des pièges avec les options automatisées et manuelles, les petites entreprises ayant des besoins de facturation moins fréquents peuvent trouver que les factures manuelles sont la meilleure option.

Mieux pour les petites entreprises

Le logiciel de comptabilité est sophistiqué et efficace, mais il peut être coûteux et peu convivial. Si vous êtes une petite entreprise qui a très peu de factures à traiter, le dernier système de facturation électronique pourrait poser plus de problèmes qu'il n'en vaut la peine. Ne payez pas pour un système de luxe lorsque vous pouvez effectuer vous-même la facturation manuelle. Si vous préférez ignorer l'énorme manuel d'instructions du dernier programme au profit de la paperasserie vous-même, les factures manuelles sont ce qu'il vous faut.

Perte

Un logiciel de comptabilité - en particulier une option de luxe - contrôle complètement les informations que vous saisissez. Cela peut l'aider à organiser vos finances, mais cela peut aussi créer un cauchemar si quelque chose ne va pas avec le programme ou votre ordinateur. Un crash pourrait effacer tous vos enregistrements. Il est plus facile d'accéder aux enregistrements sauvegardés si vous utilisez des enregistrements papier. Si vous utilisez l'approche manuelle, conservez les copies papier organisées par mois et sauvegardez vos fichiers informatiques sur un disque dur. De cette façon, vos précieuses informations comptables seront bien protégées et faciles d'accès.

Intimité

Les factures manuelles ne peuvent pas être piratées. Si la confidentialité est un problème et que la facturation manuelle est une approche pratique de vos finances, alors restez en sécurité en conservant vos dossiers sur papier, et non sur un logiciel populaire (ou partagé dans le cloud) auquel des tiers peuvent accéder. Si vous utilisez un programme en ligne pour envoyer des factures, vous exposez des informations personnelles qu'une facture manuelle garderait en sécurité. Réduisez votre risque de vol grâce à une facturation manuelle sécurisée.

Facile à réparer

La saisie des données est l'endroit où se produisent la majorité des erreurs de facturation. Si vous faites une erreur dans un programme informatique compliqué, vous pouvez avoir du mal à revenir en arrière pour la réparer. Même si vous trouvez comment modifier vos données, un ajustement peut provoquer un effet d'entraînement sur tous vos enregistrements, ce qui peut entraîner des erreurs, de la confusion et tout simplement une perte de temps. De plus, essayer d'ajuster une écriture dans un programme comptable peut entraîner des difficultés lors d'un audit. Les corrections dans un système électronique peuvent laisser une trace qui peut sembler suspecte. Vous avez plus de contrôle sur les corrections avec un système manuel.