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Vous n'êtes pas le seul propriétaire de petite entreprise à étouffer une sensation physique troublante lorsque vous entendez le mot «écrire». Vous êtes négociateur, chercheur, médiateur, vendeur, résolveur de problèmes et maître décisionnaire – parmi tant d'autres talents – mais « écrivain » ? Non, merci. Mais retenez cet antiacide. Si vous devez rédiger un rapport d'évaluation d'une organisation, vous devriez être encouragé de savoir que le processus ne se limite pas à la rédaction proprement dite. En fait, l'écriture n'est qu'une petite partie du mélange.

Clarifiez d'abord votre objectif

L'écriture est toujours plus facile lorsque vous avez un objectif clair. Pensez-y : lorsque vous êtes coincé ou que vous vous êtes égaré, c'est généralement parce que vous avez perdu de vue où vous allez ou pourquoi.

Pour ces raisons, prenez le temps de planifier votre évaluation et de clarifier:

• À quoi vous attendez-vous que l'évaluation aboutisse ou accélère? En d'autres termes, pourquoi le faites-vous en premier lieu? Pourquoi est-il important d'entreprendre? * Quel est le public principal? Des banquiers? Investisseurs potentiels? Cela peut être juste vous-même - ce n'est pas rien si vous essayez d'évaluer une organisation avec laquelle acheter, fusionner ou former un partenariat.

• De quels types d'informations avez-vous besoin pour formuler votre évaluation ?* De quelles sources et personnes ces informations proviendront-elles ?
• Comment allez-vous collecter les informations - entretiens en face à face, observations, questionnaires, groupes de discussion? * Quelle est votre date limite?

Tenez compte du type d'évaluation

Un autre élément d'information pour aider votre évaluation à prendre forme avant de commencer à rédiger est le type d'évaluation que vous souhaitez formuler. Trois types sont les plus courants :

• L'évaluation basée sur les buts, dans laquelle vous définiriez la mesure dans laquelle une organisation atteint ses buts et objectifs. L'évaluation basée sur les résultats, dans laquelle vous vous efforcez de découvrir si l'organisation réussit à produire son résultat prédéterminé. L'évaluation par processus, dans laquelle l'idée est d'étudier comment l'organisation fonctionne. À première vue, cela peut ne pas sembler être la plus intéressante ou la plus convaincante des trois approches. Mais imaginez comment le contenu changerait si l'organisation est critiquée pour ne pas répondre aux attentes des clients; subissant un changement radical dans sa direction fondamentale; ou hésite face à un concurrent.

Suivez un contour sensible

Aucun rapport «ne s’écrit tout seul». Ce serait trompeusement facile. Mais un plan judicieux vous aidera à présenter les informations susmentionnées de manière lisible et convaincante:

• Un résumé de trois à cinq pages, dans lequel vous divulguez le but de l'évaluation ainsi qu'un aperçu de vos méthodes, constatations et conclusions. * Un aperçu des principales questions qui ont guidé votre évaluation.

• Méthodes d'évaluation, c'est-à-dire une explication de votre méthodologie et une divulgation complète et honnête de toutes les limites de votre recherche. Par exemple, les problèmes de mémoire peuvent être un problème pour certaines personnes interrogées et doivent être entièrement divulgués.

• Vos conclusions, qui seront probablement un mélange d'informations qualitatives et quantitatives. À ce stade, il est judicieux de commencer à réfléchir comment pour présenter vos découvertes d'une manière qui engagera vos lecteurs. (Il peut être utile de réfléchir à ce qui vous aide à apprécier la lecture, comme des images et des illustrations et des tableaux et graphiques utiles.)

• Vos recommandations, qui doivent être très spécifiques, pratiques et réalistes - et étayées par les preuves que vous avez découvertes. * L'annexe, un endroit où vous «envoyez» vos lecteurs pour fouiller dans des informations complémentaires, telles que des questionnaires, des listes de contrôle ou des guides de discussion.

Écrire avec l'énergie visuelle

Ne pensez pas une seconde que vos lecteurs s'attendent à un produit «sec» et terne simplement parce que le mot «rapport» peut être dans le titre. Toute rédaction doit être engageante et d'autres conseils doivent vous aider à animer votre écriture:

• Ces aides visuelles qui mettront en évidence les informations clés et, peut-être, résumeront habilement ce qui peut être trop complexe ou obscur pour être présenté avec du texte seul.
• L'utilisation d'anecdotes qui aident à ramener les points clés à la maison. Les lecteurs aiment généralement les histoires qui illustrent ou embellissent des points clés. Des sous-titres qui guideront vos lecteurs d'une section importante à une autre. (Ils vous guideront aussi.) Citations extraites - également appelées zones de citation - qui peuvent attirer l'attention sur des sections clés de votre texte.

Mettez-vous à la place des lecteurs

Bien sûr, il est très important d'écrire de manière claire et concise afin de ne laisser aucun doute sur votre signification. Garder votre public à l'esprit est important, bien qu'il soit impossible de savoir tout ce que les lecteurs savent sur votre sujet. Dans ces cas, privilégiez la surexplication plutôt que la sous-explication, car des lecteurs bien informés peuvent toujours sauter des informations qu'ils jugent redondantes.

Votre rapport peut passer par plusieurs brouillons, mais essayez de le considérer comme du temps bien dépensé. Même les écrivains professionnels sont angoissés par les mots et les paragraphes – et trouvent du réconfort dans l'antiacide lorsqu'ils sculptent leur travail.