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L'efficacité de la communication fait ou détruit les relations d'affaires. Si les éléments clés d'une communication efficace manquent, la productivité d'une entreprise diminuera et ses employés ne s'aimeront probablement pas beaucoup. Pour améliorer la fonctionnalité d'une entreprise et le flux d'informations, les gestionnaires doivent continuellement insister auprès des employés sur les éléments clés qui affectent le processus de communication.

Écoute

L'écoute active est une composante essentielle du processus de communication qui détermine souvent le succès ou l'échec d'un message. Si vous n'accordez pas toute votre attention à la personne qui parle, vous perdez les détails de la conversation. Par exemple, vous pouvez ignorer les mots du présentateur dans une présentation professionnelle parce que vous pensez aux questions que vous prévoyez de poser lorsqu'elle aura terminé. Une communication efficace découle de l'écoute jusqu'à ce que l'orateur termine, puis du suivi avec vos propres commentaires ou questions.

Clarification

La clarification élimine le doute et la confusion du processus de communication, évitant les malentendus et les pertes de temps. Si vous n'êtes pas clair sur la signification ou le sujet d'une conversation, prenez un moment pour clarifier les faits avec votre camarade. Par exemple, si la personne qui vous parle utilise un acronyme que vous ne connaissez pas, n'hésitez pas à lui demander ce que signifie l'acronyme. Si vous formez une réponse ou communiquez sans connaître tous les faits, vous pouvez répondre de manière incorrecte ou différente de la façon dont vous le feriez habituellement. La clarification est un outil efficace qui évite à la fois à l'orateur et à l'auditeur des pannes de communication frustrantes.

Concision

La longueur de votre message est un élément important qui influe sur l'efficacité de la communication. Plus votre message est court et concis, mieux votre public le comprend. Si vous communiquez en utilisant des détails erronés et de longues explications, la personne à qui vous parlez peut perdre le sens de ce que vous dites. Par exemple, un ingénieur en informatique qui lance un nouveau logiciel doit d'abord expliquer l'objectif général du logiciel, puis expliquer les détails techniques en petites quantités.

Retour

Les pannes de communication se produisent lorsque les communicateurs utilisent les commentaires de manière incorrecte. Le feedback est un outil couramment utilisé dans les affaires et la vie de tous les jours. Si vous donnez des commentaires à une autre personne avec insistance, il se peut qu'elle ne vous écoute pas complètement à l'avenir. Par exemple, si elle demande des commentaires sur un projet d'entreprise et que vous dites que le projet semble «terrible», elle peut refuser de communiquer avec vous sur de futurs projets. Les critiques constructives et les commentaires détaillés facilitent la communication et, en retour, la réussite du projet en cours.