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Une politique d'approvisionnement fonctionnelle et cohérente est essentielle pour améliorer la rentabilité. Bien que des procédures opérationnelles standard claires soient importantes, il en faut plus pour créer des gains d'efficacité. La structure sous-jacente de l'organisation des achats est tout aussi importante. En adopter un qui s'aligne sur les objectifs commerciaux à long terme et les opérations quotidiennes peut aider votre entreprise à fonctionner correctement.

Un contre le monde

Les structures d'approvisionnement ne correspondent souvent pas aux simples organigrammes typiques des petites entreprises. De nombreux propriétaires commencent par désigner une seule personne responsable des décisions d'achat et des tâches, ce qui pourrait fonctionner au début. Cependant, un seul responsable des achats peut facilement être débordé sans structure ni contrôles formels. Il est donc important de s'assurer que l'organisation des achats adopte une structure plus formelle à mesure que l'entreprise se développe.

Contrôle central

Les services d'achat en croissance évoluent souvent vers une structure centralisée qui ajoute un autre niveau organisationnel mais reste relativement plate. Les employés du service relèvent du directeur des achats, qui à son tour relève du propriétaire. La centralisation du processus d'achat offre plus de contrôle et offre des opportunités de rationalisation. Par exemple, séparer les tâches afin que différents employés soient responsables de la qualification des fournisseurs, de l'attribution des contrats et du paiement des factures peut réduire les coûts d'achat globaux en éliminant le favoritisme.

Expansion et décentralisation

Les entreprises qui s'étendent encore plus, par exemple sur plusieurs sites ou divisions indépendantes, peuvent choisir d'adopter une structure d'approvisionnement décentralisée. Cela permet à chaque site ou division d'effectuer ses propres achats. Cela peut générer des gains d'efficacité en éliminant les goulots d'étranglement liés aux procédures qui peuvent résulter de la gestion des achats depuis le bureau à domicile. Malgré cela, les structures d'approvisionnement décentralisées présentent des inconvénients distincts. Ils ne partagent pas les systèmes, les connaissances ou les ressources car ils fonctionnent de manière indépendante, ce qui entraîne des coûts d’approvisionnement inégaux et des écarts de performance. Plus important encore, les services d'approvisionnement indépendants ont tendance à soutenir les objectifs de la division plutôt que les objectifs à long terme de l'entreprise.

Structure dirigée par le centre

Une approche dirigée par le centre combine des aspects de structures centralisées et décentralisées. Il offre un moyen de garder le contrôle au bureau à domicile tout en permettant aux divisions de travailler de manière indépendante. Les mesures de coût, de conformité et de performance ainsi que les directives sur les meilleures pratiques proviennent du siège. Les tâches d'achat quotidiennes sont laissées à chaque division, ce qui permet de réagir rapidement aux changements inattendus de l'offre ou de la demande. Cette structure peut normaliser les processus d'approvisionnement, accroître l'efficacité et réduire les coûts.