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Une lettre de mise en demeure, également appelée lettre de mise en demeure ou en abrégé LOD, est un document qui insiste sur le fait que le destinataire respecte un contrat ou effectue une restitution en cas de non-exécution d'un contrat. Une lettre de mise en demeure doit être claire et rédigée en anglais simple afin de ne pas dérouter le lecteur, selon James W. Martin, un avocat en affaires et en homologation à Saint-Pétersbourg, en Floride. Si la lettre est composée de jargon juridique ou alambiquée, elle perd de son efficacité.

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Donnez un bref résumé du différend. Identifiez d'abord les parties impliquées, puis fournissez un résumé du litige. Le résumé doit inclure les événements qui ont conduit à la situation actuelle et les performances attendues de chaque partie. Bien que la personne recevant le LOD ait un compte rendu des événements, ce résumé servira de documentation supplémentaire, si l'affaire entraîne une action en justice.

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Incluez des recours et proposez des alternatives aux poursuites judiciaires. Monica Sanders de Legal Zoom déclare qu'il est tout à fait approprié de proposer des alternatives ou des options de règlement dans la lettre de mise en demeure. Vous devez inclure ce qui était attendu de l'autre partie et ce qui peut être fait pour résoudre le problème. Par exemple, si le litige porte sur un contrat de construction, demandez au bénéficiaire de terminer le projet. Si le problème concerne le non-paiement d'une facture, offrez de régler un montant inférieur au montant dû.

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Inclure les pièces justificatives. L'avocat Joseph L. Matthews déclare qu'il est impératif de joindre des pièces justificatives pour obtenir les résultats d'une lettre de mise en demeure. Ceux-ci devraient inclure tout ce qui est pertinent à la situation, comme un contrat ou des échanges de courriels. Assurez-vous de conserver les documents originaux et de ne joindre que des copies.

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Énoncez votre intention si vos demandes ne sont pas satisfaites. Incluez vos intentions dans la lettre si le destinataire ne se conformera pas à votre offre: engager un avocat, renvoyer l'affaire à une agence de recouvrement ou intenter une action civile. Si le destinataire est un professionnel agréé, informez-le que vous déposerez une plainte auprès de l'agence de licence et / ou le rapporterez au Better Business Bureau.