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Les entreprises comptent sur les fournisseurs pour diverses raisons. De la fourniture des matériaux et des fournitures nécessaires à la fabrication des produits à l'offre de services pour les activités et événements commerciaux, les fournisseurs sont importants. Malheureusement, toutes les relations entre les entreprises et les fournisseurs ne durent pas. Maintenez votre professionnalisme en mettant fin à un fournisseur via une lettre. En plus d'éviter les conflits verbaux, vous et le fournisseur disposez désormais de la documentation à des fins d'archivage.

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Passez en revue le contrat du fournisseur pour vérifier que vous pouvez résilier le fournisseur sans perdre un acompte ni risquer d'autres sanctions financières. Maintenez un ton poli tout au long de la lettre de résiliation pour éviter de contrarier le fournisseur. Gardez à l'esprit que l'avocat du vendeur peut examiner la lettre pour déterminer si vous avez violé une partie du contrat du fournisseur.

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Rédigez la lettre de résiliation sur le papier à en-tête de votre entreprise. Dans le premier paragraphe, indiquez le nom du vendeur, la relation avec votre entreprise, la raison de la correspondance et la date de résiliation. Par exemple : « Cher M. Smith, je vous écris aujourd'hui pour vous informer, ainsi que votre entreprise, XYZ Catering, Inc., que nous n'avons plus besoin de vos services. Au cours des trois derniers mois, votre entreprise a fourni des services de restauration pour notre entreprise, ABC Productions. Malheureusement, ces services ne sont plus nécessaires depuis le 10 juillet 2011."

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Énumérez les raisons de la résiliation du contrat dans le deuxième paragraphe. Par exemple: "La raison de la résiliation est simplement que nous ne prévoyons pas de continuer à organiser des déjeuners hebdomadaires pour nos clients. XYZ Catering, inc. A toujours fourni une nourriture et un service de qualité et nous recommanderons volontiers vos services de restauration à l'avenir."

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Citez des sections spécifiques du contrat du fournisseur pour justifier les raisons de la résiliation du contrat dans le troisième paragraphe. Par exemple: "Selon les termes du contrat de fournisseur, en particulier le paragraphe 4, section 1, 'ABC Productions se réserve le droit de résilier les services de XYZ Catering, Inc. à tout moment après le premier mois de service sans pénalité tant que les services antérieurs ont été indemnisé. ABC Productions a réglé toutes les factures impayées avec XYZ Catering, Inc. "

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Fermez la lettre avec une phrase simple telle que «Meilleur» ou «Merci». Relisez la lettre avant de l'envoyer.

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Envoyez la lettre à l'adresse professionnelle du vendeur par courrier ou par courrier certifié pour vous assurer que le fournisseur a bien reçu la lettre. Faites une copie de la lettre pour vos dossiers.