Quels documents contient un dossier de ressources humaines?
Il existe un certain nombre de formulaires et d'éléments qui entrent dans le dossier des ressources humaines d'un employé. Certains de ces formulaires sont conservés à des fins légales. D'autres sont classés en raison des politiques et du protocole de l'entreprise. Les responsables des ressources humaines conservent également les dossiers personnels des employés tout au long de leur carrière. Les petites entreprises peuvent choisir de numériser tout ou partie des documents des employés pour créer des fichiers électroniques. De cette façon, les fichiers ne sont pas aussi sujets aux dommages causés par le feu, l'eau ou le vol.
Documents le'gaux
Les propriétaires de petites entreprises doivent conserver certains documents juridiques pour les employés. Un exemple est le formulaire I-9, qui vérifie qu'un employé peut travailler légalement aux États-Unis. L'entreprise peut également conserver une photo du permis de conduire et de la carte de sécurité sociale de l'employé comme documentation supplémentaire de son statut juridique. De plus, les employés sont généralement invités à remplir des formulaires W-4 le jour de leur entrée en fonction, qui sont inclus dans leurs dossiers de ressources humaines. Ces formulaires indiquent le nombre d'exonérations fiscales personnelles demandées par un employé.
Documents liés à l'emploi
Les services des ressources humaines conservent également les curriculum vitae et les candidatures des employés dans des dossiers. Ces éléments sont généralement soumis lorsqu'un employé postule pour un emploi. L'entreprise conserve ces registres au cas où elle aurait besoin de vérifier les antécédents d'une personne. Un autre document lié à l'emploi conservé dans un dossier de ressources humaines est la description de poste d'un employé. Il s'agit d'un résumé des responsabilités professionnelles de l'employé, qui sont généralement divisées en différentes fonctions, telles que la gestion des employés, le travail avec des pairs, la communication et le savoir-faire technique.
Documents liés aux performances
Les revues de performance sont d'autres documents importants conservés dans les dossiers des ressources humaines. La tenue de registres des évaluations ou des examens du rendement des employés peut aider à protéger les entreprises contre les poursuites judiciaires. Par exemple, une petite entreprise peut faire face à une poursuite pour licenciement abusif de la part d'un ancien employé. Le propriétaire de l'entreprise peut mieux prouver que le licenciement était dû au rendement s'il conservait des copies des évaluations du rendement de l'employé. De même, les enregistrements des actions disciplinaires ou des écritures peuvent être conservés dans les dossiers.
Autres documents
Les employeurs conservent également les dossiers de présence des employés, les récompenses et les antécédents médicaux dans des dossiers de ressources humaines. Les registres de présence permettent aux gestionnaires de déterminer si un employé a dépassé les jours de congé de maladie ou de vacances. Souvent, les entreprises offrent des récompenses périodiques aux employés, qui peuvent également être conservées dans un dossier. Ces récompenses peuvent inclure des promotions de vente «employé du mois» ou une reconnaissance spéciale. Les dossiers médicaux sont généralement conservés pour assurer le respect de certaines lois ADA, qui se rapportent à l'American With Disabilities Act. Le service des ressources humaines peut créer un dossier séparé pour les dossiers médicaux à des fins de confidentialité.
